Consensus et prise de décision

Qui dit prise de décision, dit « acte majeur de management ».

Pourtant la prise de décision n’en demeure pas moins un « exercice » délicat pour le manager qui tâtonne parfois pour trouver la bonne façon de faire.

Mis en avant dans entreprises pendant quelques années comme étant « la panacée » des méthodes de management participatif, le consensus est aujourd’hui plutôt perçu par les managers comme une « bête noire » à éviter. Nombre de managers y sont même allergiques et l’associe à une dilution du pouvoir, un alourdissement du système de décision et une perte de temps colossale.

Est-ce votre cas ?

Si oui, nous vous proposons une petite parenthèse, le temps de cet article, pour y prêter toutefois attention avec un autre regard… Et si nous ne confondions plus consensus avec « discuter de tout avec tout le monde » et « toujours décider à plusieurs sur tous les sujets », et que nous l’abordions comme une méthode élaborée et précise pouvant servir la prise de décision et l’efficacité managériale ?

Les niveaux de la prise de décision

Michael Doyle, consultant international et expert en « consensus-building » (l’art de construire des consensus en équipe) distingue 5 niveaux dans la prise de décision :

• Au premier niveau, la décision est autocratique : je décide et j’annonce ma décision
• Au deuxième niveau, on ajoute un degré d’ouverture : je décide et j’explique ma décision en prenant le temps de répondre aux questions suscitées
• Le troisième niveau s’apparente à une consultation : je consulte mes collaborateurs, je suis sensible à leurs points de vue mais au terme de l’échange, la décision me revient
• Le quatrième niveau représente le consensus : nous décidons ensemble. Il ne s’agit ni d’un compromis, ni d’un vote à la majorité, mais d’une construction commune d’une solution sur mesure
• Le cinquième niveau représente la relation de partenariat : chacun décide dans son domaine en toute autonomie et informe l’équipe et le manager de ses décisions.

Au cours de ces différents échelons, vous remarquerez que la relation évolue de gagnant-perdant à gagnant-gagnant.

Le principe du consensus

Avant d’être une méthode, le consensus est un état d’esprit qui met en avant la richesse et l’efficacité des processus interactifs par rapport aux décisions unilatérales. Il repose sur la conviction que l’enrichissement mutuel et l’apprentissage découlent du partage d’idées, de l’ouverture à d’autres visions et des « changements d’avis ».

Le consensus est un processus interactif qui s’inscrit dans une dynamique : on crée le consensus puis on le fait vivre. Il se construit par étapes : chaque acteur donne son avis et prend connaissance de celui des autres, chacun peut alors « contre argumenter », changer d’avis … le processus prend vie et petit à petit le groupe s’accorde sur des mini-consensus, jusqu’à élaborer progressivement un grand consensus qui aboutira à la décision finale.

Toujours selon Michael Doyle, la décision au consensus revêt des caractéristiques positives pour l’équipe (et donc avantageuses pour le manager) :

• A l’issue des discussions, toutes les personnes comprennent la décision adoptée (dans la mesure où ils ont construit ensemble la solution)
• Les personnes acceptent de l’appliquer pour un temps déterminé
• Cette décision ne choque pas leurs valeurs morales
• Chaque personne participant au processus de décision se sent reconnue et écoutée dans son point de vue et ses opinions, même si ses idées n’ont pas toutes été retenues au final.

Le manager est le garant du succès du consensus : il doit instaurer un climat de confiance (dans le respect des idées, des freins, des divergences de chacun), favoriser la libre expression et faire progresser la discussion.
Il doit faire preuve de qualités d’écoute, d’empathie, de curiosité et d’ouverture.

Le consensus repose sur l’échange interactif : c’est le dialogue qui permet la progression des idées. Le groupe s’engage dans une relation dynamique dans laquelle chacun apporte sa pierre à l’édifice, sans qu’aucune partie ne soit détentrice de la vérité absolue par rapport à une autre.

Il permet de découvrir de nouvelles solutions, de nouvelles manières de voir et d’expérimenter d’autres comportements.

La pratique du consensus représente pour le manager un moyen pour apprendre à développer l’intelligence collective de son équipe.

Vous êtes intéressé ?

Le consensus, mode d’emploi

Les principales étapes :

• Définir le processus de consensus et les délais :
  Arrêtez avec vos collaborateurs, une façon de procéder en vous accordant sur les méthodes à utiliser ainsi que les règles du jeu à respecter par tous. 
  
  Un conseil : sur un paper board, formalisez d’une part, le déroulement des différentes phases du processus ainsi que le temps imparti, et d’autre part, les différentes idées et solutions proposées. Cela permet aux participants d’avoir une vision globale et commune du sujet et d’échanger sur des idées concrètes.
  
• Vérifiez l’accord des participants sur le « recours » adopté au cas où le consensus ne fonctionnerait pas (décision prise à la majorité par exemple ou alors décision qui vous revient en cas de désaccord) : c’est une manière de motiver votre équipe dans le sens d’une participation active favorisant le consensus.

• Une fois le cadre posé dans les deux premières étapes, il s’agit ensuite de se mettre d’accord sur le fond : reprenez ensemble chaque étape du processus préalablement défini et,  à travers l’écoute, la discussion, l’échange d’opinions, les divergences, l’apport de différentes solutions, les changements d’avis, progressez vers la décision finale.

Un dernier conseil pour réussir le consensus :

Soyez vigilant à ce que ce dernier ne devienne pas un « forum permanent » où chacun pense qu’il peut s’exprimer sur tout et n’importe quoi, avec un poids égal sur tous les sujets.

Le management participatif n’implique pas nécessairement la démocratie totale. En tant que manager, vous devez expliquer que le droit de s’exprimer, d’être entendu et de participer ne signifie pas être à égalité de « vote » sur tous les sujets et dans tous les cas.

En deux mots :

Rassurez : toutes les voix seront entendues …mais soyez clair : elles n’auront pas obligatoirement le même poids !