Qu’avez-vous mis en place pour intégrer votre futur collaborateur? Les ingrédients d’une intégration réussie

L’intégration d’un collaborateur représente un acte important de management : c’est ce processus qui garantit le recrutement effectué et permet au nouvel arrivant de se situer dans son nouvel environnement professionnel, à donner du sens à son travail et à s’investir dans et pour l’entreprise.

En un mot : l’intégration du nouveau salarié conditionne le succès de l’entrée dans ses fonctions du nouveau salarié et c’est pourquoi il est indispensable d’y consacrer du temps en l’inscrivant dans un véritable processus.

Une bonne intégration passe par la préparation de l’arrivée, l’accueil et l’accompagnement du nouveau collaborateur.

Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur

Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur favorise le sentiment d’appartenance à un groupe : il se sent alors « attendu » comme membre de l’entreprise.

Cette préparation consiste à :

Mobiliser l’équipe

• informer l’ensemble de l’équipe de l’arrivée du nouveau collaborateur
• préciser la raison de son recrutement, les missions qui lui seront confiées, la place de la personne au sein de l’équipe
• demander à l’ensemble de l’équipe de faciliter l’accueil et l’intégration du nouvel arrivant
• identifier une personne référente (sorte de tuteur) qui sera en mesure d’accompagner le nouveau collaborateur au cours de son intégration
• définir, planifier, formaliser et communiquer le parcours d’intégration personnalisé : les personnes à rencontrer, les temps formels auxquels le collaborateur devra participer : formations, réunions internes ou externes, groupes projet ou les rencontres plus informelles, déjeuner, café, etc.

Aménager son poste de travail

• bureau
• fournitures
• poste informatique
• ligne téléphonique
• formalités pratiques (enregistrement au restaurant d’entreprise…)
• livret d’accueil regroupant les informations administratives et pratiques nécessaires pour faciliter les premiers pas dans l’entreprise

Accueillir le nouveau collaborateur

Bien « qu’élémentaires », certaines règles d’accueil sont à respecter et elles sont généralement confiées au tuteur ou parrain :

• décrire les modes de fonctionnement de l’équipe
• préciser la culture de l’entreprise
• présenter les autres collaborateurs de l’équipe
• donner des renseignements pratiques (gestion des repas, parking, machine à café …)
• faire visiter les locaux afin de lui faciliter son travail au quotidien
• répondre à ses interrogations

Accompagner le nouveau collaborateur

Au cours de la période d’intégration, l’objectif est de mettre en confiance le salarié et de lui communiquer toutes les informations et les connaissances utiles à sa prise de fonction.

Plus l’accompagnement du nouveau collaborateur sera prévu et précis,  plus l’intégration de ce dernier sera rapide et réussie.

L’accompagnement porte d’une part sur le fonctionnement de l’entreprise et revient au tuteur du nouvel arrivant (communiquer sur les règles de vie et les usages à l’intérieur de l’entreprise)

Il porte d’autre part, sur la prise de poste en elle-même : en précisant le cadre de ses missions ainsi que ses activités, ses enjeux et son rôle dans l’entreprise, l’accompagnement doit aider le nouveau collaborateur à se positionner dans sa fonction et plus globalement dans l’entreprise.

Cela suppose d’organiser un suivi, grâce à la planification de rencontres régulières avec le responsable hiérarchique afin de :

• mesurer la progression et évaluer les activités maîtrisées par le salarié ;
• identifier les difficultés rencontrées et mettre en place des actions correctives
• valider l’intérêt pour le poste et l’entreprise
• recueillir les remarques et les suggestions concernant les améliorations possibles du poste

Et ce, dans le but de créer un échange avec le nouveau collaborateur et renforcer son intégration technique et sociale.

Si l’intégration se révèle une étape clé dans la réussite d’une prise de fonction, elle joue également un autre rôle, non négligeable dans les environnements ultra compétitifs actuels : celui de communication sociale.

En effet, l’expérience vécue par le nouveau salarié lors de son intégration ainsi que la communication qu’il en fera à l’extérieur, impactent l’image et la réputation de l’entreprise, son attractivité commerciale et son image d’employeur.

Les nouvelles attentes des salariés, la situation de l’emploi, la guerre des talents et le turn-over important sont autant d’éléments qui poussent les entreprises à améliorer la qualité de la gestion des relations avec leurs différentes parties prenantes dont la relation d’intégration.

Il serait vraiment préjudiciable que les efforts et les ressources consacrés au recrutement du candidat idéal soient anéantis lors de son intégration.

Et vous ? Qu’avez-vous mis en place pour intégrer votre futur collaborateur ?