Comment conduire un entretien annuel réussi ?

Menez un entretien annuel réussi : Guide complet pour managers et salariés
Optimisez vos performances, boostez votre motivation et développez vos compétences.
Découvrez les clés d'un échange constructif et fructueux pour un management efficace.

Comment conduire un entretien annuel réussi

Vous souhaitez aborder cette entrevue dans des conditions « optimum » ? Vous avez raison, il s’agit d’un acte de management majeur qui peut se révéler d’une grande efficacité.

L’entretien annuel d’évaluation est aujourd’hui un rituel incontournable qui se pratique dans la majorité des entreprises françaises, quelle que soit leur taille.

S’il est courant que ce rendez-vous suscite une certaine appréhension chez les salariés, les managers, eux aussi, peuvent éprouver des difficultés dans cet exercice. Bien souvent perçu comme imposé et délicat, faute de formation adéquate.

Voici quelques pistes qui vous aideront !

Pourquoi l’entretien annuel ?

Avant même de commencer à préparer l’entretien, posez-vous une question :

Pourquoi est-ce que je fais ce rendez-vous ?

Afin d’aborder cet échange dans l’état d’esprit qui convient, il est impératif de vous centrer sur l’utilité, l’essence même de cette rencontre : l’entretien annuel est dédié au développement de l’homme.
Il s’agit d’un moment privilégié de dialogue dont l’enjeu crucial est d’assurer la progression de vos collaborateurs, l’entretien ou le développement de leur motivation, au service de la bonne marche de l’entreprise.

La posture du manager pendant l’entretien

On ne peut parler du contenu de l’entretien sans évoquer la posture du manager … la vôtre.

L’entretien doit être abordé dans un état d’esprit constructif, comme une discussion où chacun a la possibilité d’écouter et de s’exprimer. Dans cette perspective, attachez-vous à créer et entretenir un climat de confiance et d’écoute. Le but n’est pas de piéger votre collaborateur mais au contraire de l’amener à réfléchir sur lui-même et à s’exprimer en lui laissant cet espace de liberté de parole.

Faites-le participer au maximum pour qu’il soit acteur de son développement professionnel.

Soyez également ouvert à la critique puisque l’objectif peut également être de comprendre ses attentes à votre encontre. Vous pourrez aussi vous remettre en question si des faits qui vous sont adressés vous semblent pertinents.

L’entretien annuel en pratique

Le cadre

Où?

De préférence dans un lieu neutre (qui marque la différence avec la relation quotidienne) et convivial.

Combien de temps?

L’entretien annuel d’évaluation est un rendez-vous important, il ne doit pas être bâclé. Prévoyez de 1 h 30 à 3h pour prendre le temps d’échanger avec votre collaborateur.

Par ailleurs, pour mener à bien cette entrevue, il convient de structurer clairement son déroulement. Cela évite de se disperser en considérations générales et permet de se centrer sur « l’ordre du jour ». Formalisez les étapes du rendez-vous et expliquez les à votre collaborateur, de manière à ce qu’il sache à quoi s’en tenir et qu’il puisse mettre en ordre ses idées.

La préparation

Vous avez souvent tendance à préparer l’entretien d’évaluation quelques jours à l’avance ? C’est bien … tout au long de l’année … c’est mieux !

La préparation de l’entretien est un indispensable : recueillez toutes les informations nécessaires, appuyez-vous sur des faits, des exemples, faites une analyse approfondie et menez cette réflexion en amont.

Pour mener à bien ce temps d’échange, vous pouvez vous aider d’une grille d’entretien qui recensera tous les sujets à évoquer avec votre salarié avec des exemples concrets. Elle vous sera d’ailleurs utile pour synthétiser les résultats.

Le contenu et la posture

L’entretien annuel est l’occasion d’aborder le développement professionnel de votre collaborateur et s’organise autour de trois axes majeurs :

  • L’année écoulée : dresser le bilan en faisant un tour de piste complet (objectifs fixés, atteints ou non,  difficultés ressenties, qualité des relations de travail avec la hiérarchie et les collègues, ressenti général sur la place occupée dans l’entreprise …). Concernant cette étape, nous vous conseillons de laisser votre collaborateur s’exprimer en premier : il est en effet plus facile d’acquiescer sur les éventuels points forts et axes de progrès qu’il aura lui-même identifié lors de son introspection, plutôt que devoir les relever auprès de lui, au risque de provoquer des réactions de repli et « endommager » le reste de l’entrevue.

Exemple : « au cours de cette année, quelles sont les actions que tu es fier d’avoir accompli ? » « Quelles ont été les difficultés que tu as rencontrées?» …

Adoptez une écoute active de manière à pouvoir rebondir et échanger précisément sur ce qui est dit en prenant appui sur du factuel.

  • L’évaluation de votre collaborateur dans sa fonction : appréciation de l’atteinte des objectifs, évaluation des compétences, points forts et axes de progrès (identification des besoins en formation). Si au cours de cette phase, vous êtes l’évaluateur, préparez-vous également à faire face à des remarques moyennement agréables de la part de votre collaborateur. Analysez alors votre ressenti et soyez ouvert à la remise en question.

De même, sur cette étape du temps présent, pensez à évaluer la relation. C’est en effet le moment de lui demander comment il se sent dans l’entreprise, dans l’équipe… et de mettre à jour, le cas échéant un malaise ressenti.

  • L’année à venir : fixer les nouveaux objectifs (SMART), échanger sur les projets de l’entreprise, les perspectives d’évolution, la mobilité interne. C’est également le moment de définir un plan d’action pour atteindre ces objectifs : moyens et ressources nécessaires,  besoins en formation, actions correctrices …

A la fin de chaque thème abordé, faites ensemble la synthèse de vos propos.

La conclusion

Il est important de clôturer l’entretien :

  • Commencez par faire une synthèse orale de votre entrevue, en reformulant les points essentiels qui ont été abordés et les décisions prises le cas échéant
  • Demandez ensuite à votre collaborateur de s’exprimer sur le déroulement de l’entretien (contenu, méthode …)
  • Rappelez-lui par ailleurs le caractère confidentiel de l’entretien
  • Proposez d’ores et déjà un entretien de suivi à mi-parcours par exemple (en dehors du suivi régulier)
  • Enfin, terminez par une note positive, comme par exemple en réassurant votre collaborateur dans ses capacités à atteindre les nouveaux objectifs fixés.

Le suivi

L’entretien annuel ne doit pas être considéré comme un exercice ponctuel, sans lendemain, au contraire il doit s’inscrire dans la politique globale de gestion des ressources humaines. C’est pourquoi il est important de vous assurer de la mise en place du plan d’actions que vous avez défini avec votre collaborateur, grâce à des entretiens de suivi réguliers et à une bonne communication au quotidien.

En veillant à son accompagnement, vous montrez à votre collaborateur que son évaluation s’inscrit dans une logique de développement progressif.

Les écueils à éviter pendant l’entretien annuel

Le débordement

Evitez de perdre le contrôle de l’entretien. Face à un collaborateur qui s’égare dans des digressions autour de la crise ou qui, au contraire, se focalise sur des micro problèmes, il est impératif de dire stop et de recentrer l’entretien, avec calme et fermeté … gardez les commandes !

Le monologue

Rappelons que l’entretien annuel est un moment privilégié de dialogue avec votre collaborateur. Ainsi, bien que vous assuriez « la direction » de l’entretien, soyez attentif à ne pas monopoliser la parole et restez à l’écoute de votre collaborateur.

Les critiques liés aux échecs

Cet entretien doit être constructif, l’idée n’est donc pas de faire des reproches mais de comprendre, d’analyser et de trouver des actions correctives. Ainsi, plutôt que de reprocher à votre collaborateur un objectif non atteint, privilégiez les missions réussies, valorisez son travail, en un mot montrez lui de la reconnaissance …

C’est essentiel pour qu’il conserve sa motivation.

Concernant ses échecs éventuels, il est important que vous puissiez dialoguer sur les problématiques rencontrées pour évoquer ensemble les pistes de progression ainsi que les solutions appropriées. Dans les faits, il ne faut pas attendre l’entretien annuel pour aborder les problèmes, c’est un point que vous devez aborder régulièrement via le suivi de vos équipes.

Néanmoins, l’entretien annuel permet d’avoir une vision plus globale sur les échecs pour les aborder sous un autre angle.

Le collaborateur que vous n’aimez pas / Le jugement personnel

De même, attention à ne pas confondre l’évaluation de votre collaborateur dans sa fonction avec son évaluation en tant que personne mettant en cause ses capacités personnelles ! Ne jugez pas la personne en tant que telle, mais ses actions au sein du poste. Veillez à toujours faire porter vos appréciations sur le «faire» et non sur l’«être».  

Par ailleurs, envisagez la situation dans sa globalité : en cas d’échec, votre collaborateur n’est peut-être pas le seul responsable … a-t-il disposé des moyens et ressources suffisants pour réussir ? était-il à sa place par rapport aux compétences recherchées ? etc.

Enfin, l’entretien annuel ne doit pas devenir le théâtre d’un « règlement de compte » en cas de relations conflictuelles.

Les non-dits

Lors de l’entretien annuel, il est difficile d’éviter les sujets qui fâchent, il est donc préférable de pouvoir en parler en toute transparence. N’ayez pas peur d’aborder les sujets moins agréables, mais toujours avec un seul mot d’ordre : dans un esprit constructif !

Evitez de garder des non-dits (et invitez votre collaborateur à faire de même) afin de ne pas « polluer » la relation au risque d’engendrer frustration, démotivation, voire colère.

L’entretien annuel et la rémunération

Que fait-on lorsque le collaborateur veut négocier son salaire pendant l’entretien annuel ?! C’est un des points qui fait que grand nombre de managers redoutent l’entretien annuel.

Est-ce aussi votre cas ?

Effectivement, c’est un sujet crucial pour lequel de nombreux managers se demandent s’il doit être évoqué lors de l’entretien annuel.

Voici quelques axes de réflexion possibles :

En théorie, il est préférable de déconnecter la négociation salariale de l’entretien annuel car c’est un point sensible qui risque de créer un climat de tension et fausser la sincérité des échanges… à l’inverse de celui recherché pour un entretien efficace.

Par ailleurs, il est toujours délicat de faire des éloges à un collaborateur sur son travail mais de lui annoncer qu’il ne sera pas augmenté…

Néanmoins, dans la pratique, la coutume est tout autre et ce point n’échappe pas à la discussion. Si tel est le cas, privilégiez la fin de l’entretien pour en parler afin de ne pas « parasiter » l’ensemble de l’échange.

Les nouvelles pratiques :

Nombre d’entreprises ont désormais choisi de programmer un second entretien lorsque le sujet est abordé par le collaborateur. Ainsi, les 2 thèmes sont plus clairement dissociés, du moins en façade…

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